SSBJ基準に基づくサステナビリティ情報の開示や第三者保証に対応するためには、最終的な開示数値を整えるだけでは不十分です。企業には、どのデータを、どの範囲から収集し、どのルール・手順で算定・加工し、誰が確認・承認したのかを説明できる内部統制と情報管理の仕組みが求められます。
特に、複数の部門や拠点、グループ会社からデータを収集する場合、同じデータ項目でも定義、単位、取得方法などが異なることがあります。さらに、算定ルールのばらつき、証跡の分散、承認記録の不明確さ、修正内容を追跡できないといった課題があると、第三者保証への対応時に確認や修正作業が集中し、開示スケジュールや社内工数にも影響する可能性があります。
そのため、サステナビリティ情報の内部統制では、一次データの取得から収集・入力、算定・加工、確認、承認、開示までの各工程に必要な統制を組み込み、開示数値から元データや一次証憑まで追跡できる状態を整えることが重要です。
本記事では、サステナビリティ情報における内部統制の考え方を整理したうえで、算定ルール・算定手順、部門・拠点・グループ会社をまたぐデータ収集、証跡・エビデンス、承認・変更履歴、Excel・分散管理で生じやすい課題まで、SSBJ・第三者保証を見据えた実務の観点から解説します。
サステナビリティ情報の内部統制とは、企業が開示するサステナビリティ情報について、必要なデータを適切に収集し、決められたルールに基づいて算定・集計し、確認・承認を経て開示するための仕組みです。
内部統制というと、財務報告や監査に関連する仕組みをイメージしやすいですが、サステナビリティ情報についても、データの正確性や網羅性、継続性を確保するためには、情報を作成する各工程にルールや確認プロセスを組み込む必要があります。たとえば、GHG排出量であれば、算定対象となる組織や拠点をどのように定めるのか、どの活動データを収集するのか、どの排出係数を使用するのか、誰が確認・承認するのかといった事項をあらかじめ定め、一貫して運用できる状態にしておくことが重要です。
サステナビリティ情報は、複数の部門や拠点、グループ会社から収集されることが多く、データの種類や取得方法も多岐にわたります。たとえば、GHG排出量では電力・燃料の使用量や排出係数、人材関連情報では従業員数や属性情報など、異なる部門やシステムに存在するデータを集約して開示情報を作成します。
こうした情報を統制のない状態で収集・集計すると、
といった問題が生じやすくなります。
サステナビリティ情報の開示が毎年継続して行われ、対象となる情報や関係部門も増えていくなかでは、担当者の確認だけに依存するのではなく、誰が担当しても一定のルールに基づいて同じプロセスを再現できる状態をつくることが重要です。
内部統制は、単に誤りを発見するためのチェックではありません。データの収集から算定、確認、承認、開示までの各工程に必要なルールや責任を組み込み、情報の品質を継続的に確保するための仕組みと捉える必要があります。
財務報告における内部統制では、会計処理や財務諸表の作成に関する業務プロセスが長年整備されており、使用するデータや責任部門、承認プロセスも比較的明確になっています。
一方、サステナビリティ情報では、財務部門だけでなく、サステナビリティ部門、事業部門、人事、調達、環境、IT、国内外の拠点など、多くの組織が情報作成に関与します。また、使用するデータも、会計システムだけから取得されるわけではありません。請求書、メーターデータ、購買記録、人事システム、各拠点の管理表など、複数の情報源から収集される場合があります。さらに、サステナビリティ情報には、実測値だけでなく、推計値や補正値、定性情報なども含まれるため、単純な数値照合だけでは十分でないケースもあります。
そのため、サステナビリティ情報の内部統制では、財務報告の内部統制の考え方を参考にしながらも、
といった、サステナビリティ情報特有のデータ管理を組み込むことが重要です。
SSBJ基準に基づく開示や第三者保証への対応でも、内部統制は重要な基盤になります。
第三者保証では、最終的に開示された数値だけでなく、その情報がどのようなデータに基づき、どのルールで作成され、どのような確認・承認を経たのかといった情報作成プロセスも重要になります。内部統制や承認プロセス、算定・データ収集プロセス、証憑・エビデンスなども重要な確認ポイントです。
そのため企業側では、保証対応の直前になって資料をそろえるのではなく、日常的な業務の中で、「データ収集 → 算定・集計 → 確認 → 承認 → 開示」という各工程に必要な内部統制を組み込み、開示情報から根拠となるデータや証跡まで追跡できる状態を整えておくことが重要です。
内部統制を整備することは、第三者保証への対応だけを目的とするものではありません。データの品質を安定させ、毎年の開示業務を効率的かつ継続的に行うための基盤にもなります。
次章では、こうした内部統制を、サステナビリティ情報の作成プロセスにどのように組み込むのかを具体的に整理します。
サステナビリティ情報の第三者保証については、こちらの記事で解説しています。
サステナビリティ第三者保証とは？SSBJの対象・保証範囲・限定的保証・企業対応を解説
SSBJについては、こちらの記事で解説しています。
SSBJ（サステナビリティ開示基準）とは？対象企業・義務化スケジュール・企業対応の全体像をわかりやすく解説
サステナビリティ情報の内部統制を整備する際は、個別のチェック項目から考えるのではなく、まずデータがどこから取得され、どのように収集・算定され、確認・承認を経て開示されるのかという一連の業務プロセスを整理することが重要です。
そのうえで、各工程でどのような誤りや漏れが起こり得るのかを特定し、それを防止・発見するための統制を配置します。たとえば、データ収集では対象拠点の漏れや誤入力、算定では算定式や係数の誤り、確認では異常値の見落とし、承認では未確認のデータがそのまま確定されるといったリスクが考えられます。
内部統制では、こうしたリスクに応じて必要なルールや確認手続を設計し、日常業務の中で継続的に運用できる状態をつくることが重要です。
最初に行うべきなのが、現在の業務フローの可視化です。
サステナビリティ情報について、「一次データ取得 → 収集・入力 → 算定・加工 → 確認 → 承認 → 開示」という一連の流れを整理し、それぞれの工程で誰が何を行っているのかを確認します。たとえばGHG排出量であれば、各拠点で電力・燃料などの使用量を取得し、本社や担当部門がデータを収集します。その後、所定のルールに基づいて排出量を算定し、内容を確認・承認したうえで開示情報に反映します。
この業務フローが明確になっていないと、対象となる拠点やデータの収集漏れ、部門ごとの処理方法の違い、確認工程の抜けなどがあっても把握しにくくなります。
まず現状の業務を可視化し、どの工程で誤りが発生する可能性があるのか、どこに統制を置く必要があるのかを把握することが、内部統制設計の出発点になります。
次に、各工程の責任者と役割を明確にします。
サステナビリティ情報は、サステナビリティ部門だけで作成されるとは限りません。事業部門、各拠点、環境部門、人事、調達、経理・財務など、多くの部門がデータの作成や収集に関与します。そのため、
をあらかじめ明確にしておく必要があります。
特に注意したいのが、同じ担当者が入力から最終承認まで行う状態です。業務規模や体制によって分担方法は異なりますが、重要な情報については、入力者とは別の担当者が確認するなど、適切な牽制が働く仕組みを設けることが重要です。
また、特定の担当者だけが業務を把握している状態では、異動や退職によって運用が不安定になる可能性があります。担当者名だけでなく、各工程の役割や責任を組織として明確にしておくことが重要です。
業務フローと役割分担を整理したら、各工程でどのようなリスクがあるのかを確認し、それに対応する統制を設計します。
たとえば、データ収集では対象漏れや誤入力を防ぐための入力ルールやチェック、算定・加工では算定方法や係数の誤りを防ぐためのルールやレビュー、確認では異常値や大幅な変動を把握するための差異確認などが考えられます。また、承認後に数値を修正する場合には、変更理由や変更前後の値を記録し、必要に応じて再承認するなど、通常の業務フローから外れる場合の統制も必要です。
重要なのは、すべての工程に同じ強さの統制を設けることではありません。データ量、手作業の多さ、算定方法の複雑さ、推計の有無、開示情報への影響などを踏まえて、誤りが起きる可能性や影響が大きい工程ほど重点的に統制を配置することが重要です。
サステナビリティ情報の作成プロセスと、各工程に組み込む主な内部統制を整理すると、次のようになります。
図1．サステナビリティ情報の内部統制の全体像
図1のように、内部統制は特定の工程だけに存在するものではありません。データ取得から開示までの各工程に必要な統制を組み込み、変更履歴や証跡についてもプロセス全体を通じて管理することが重要です。
表1．プロセスごとのリスクと必要な統制
| プロセス | 起きやすいリスク | 主な統制 |
|---|---|---|
| データ収集 | 対象漏れ、誤入力、単位違い | 対象範囲の明確化、入力ルール、入力チェック |
| 算定・加工 | 算定式の誤り、係数違い | 算定ルール、係数管理、レビュー |
| 確認 | 異常値の見落とし | 前年比較、閾値チェック、差異確認 |
| 承認 | 未確認のまま確定 | 承認権限、承認ワークフロー |
| 修正 | 上書き、修正理由が不明 | 変更履歴、修正理由の記録、再承認 |
| 開示 | 算定結果との不整合 | 開示数値と算定結果の照合 |
| 証跡管理 | 根拠資料を追跡できない | データ・証憑・算定根拠・承認記録の紐づけ |
内部統制の目的は、すべての工程に複雑な確認作業を追加することではありません。各工程で起こり得るリスクを把握し、そのリスクに応じた統制を業務プロセスの中に組み込むことが重要です。
次章では、この業務プロセスの基礎となる算定ルールと算定手順をどのように整備し、自社の運用に落とし込むのかを整理します。
サステナビリティ情報を継続的かつ一貫して作成するためには、算定の基本的な考え方を明確にしたうえで、それを自社の業務に落とし込んだ具体的な算定手順を整備することが重要です。
たとえばGHG排出量では、GHG Protocolなどの基準に沿って、どの範囲を算定対象とするのか、どのような考え方で排出量を算定するのかといった基本原則を定めます。そのうえで、どの部門・拠点から何のデータを集めるのか、どの帳票やシステムを使用するのか、排出係数をいつ・誰が更新するのかなど、自社の業務に合わせた具体的な運用方法に落とし込みます。
こうした基本原則や実務手順は、社内で共通して運用できるよう文書化しておくことが重要です。ただし、その文書の名称や分け方に統一された呼び方があるわけではなく、企業によって「算定方針」「算定基準書」「算定ルール」「算定マニュアル」「算定手順書」など、さまざまな名称が使われます。
本記事では説明を分かりやすくするため、算定の基本原則を定めたものを「算定ルール」、そのルールを自社の業務で具体的に運用する方法を定めたものを「算定手順」として整理します。重要なのは名称そのものではなく、「何の基準・原則に従うのか」と「それを自社でどう運用するのか」が明確になっていることです。
まず、サステナビリティ情報をどの基準や考え方に基づいて算定するのかを明確にします。
GHG排出量であれば、GHG Protocolなどの基準に沿って、組織境界や算定対象、Scopeの分類、算定方法などの基本的な考え方を定めます。
たとえば、「算定ルール」として整理しておきたい事項には、次のようなものがあります。
ここで重要なのは、担当者や拠点ごとに異なる判断を行わないよう、企業として共通する考え方を明確にすることです。
たとえば排出係数についても、担当者がその都度任意に選ぶのではなく、どの種類の係数を優先するのか、どのような場合に別の係数を使用するのかという基本方針を定めておくことで、算定結果の一貫性を確保しやすくなります。
また、算定方法や基本ルールを変更した場合には、変更した内容だけでなく、変更理由や適用時期についても記録しておくことが重要です。必要に応じて、過年度との比較可能性にどのような影響があるのかも確認します。
「算定ルール」は、単なる社内マニュアルではありません。企業として、どの基準・原則に基づいて数値を作成しているのかを明確にするための基礎となります。
GHG排出量・Scope１・２・３のの算定については、こちらの記事で解説しています。
「算定ルール」を定めたら、次に、そのルールを実際の業務でどのように運用するのかを具体的な算定手順に落とし込みます。
同じGHG Protocolなどの基準に沿って算定する場合でも、企業ごとに組織構成、使用するシステム、データの保管場所、担当部門、確認・承認方法は異なります。そのため、「算定手順書」では、自社の業務実態に合わせて、データの取得から入力、レビュー、算定、再レビュー、修正、証跡保存、承認までの一連の流れを具体化することが重要です。
たとえば、「算定手順書」で定める主な項目は次のように整理できます。
表2．算定手順書で定める主な項目
| 工程 | 算定手順書で定める主な項目 |
|---|---|
| 取得 | 取得対象データ、取得元、対象期間、取得頻度、正本となる帳票・システム、欠損時の対応 |
| 入力 | 入力項目、入力方法、単位、フォーマット、入力期限、入力者、重複・未入力のチェック方法 |
| 一次レビュー | レビュー担当者、確認項目、前年・前月比較、異常値・欠損・単位誤りの確認、差し戻し方法 |
| 算定 | 算定式、使用する排出係数、係数の取得元・適用年度、推計・補正方法、集計方法 |
| 算定結果レビュー | レビュー担当者、算定式・係数の適用確認、拠点間比較、大幅変動、推計・補正の妥当性確認 |
| 修正・再レビュー | 修正権限、修正理由の記録、修正前後の値、再確認・再承認の要否 |
| 証跡保存 | 保存する証憑、保存場所、保存期間、ファイル名・版管理、算定結果との紐づけ |
| 承認 | 承認者、承認対象、承認タイミング、承認記録の残し方 |
ここで重要なのは、「算定手順書」を計算方法の説明に限定しないことです。
たとえば、一次データについては、各拠点や部門の入力者がデータを登録した後、その上長や現場責任者が、前年・前月との比較、異常値、欠損、単位の誤りなどを確認する運用が考えられます。その後、本社のGHG算定担当者が、収集されたデータをもとに算定を行い、算定式や排出係数の適用、推計・補正の妥当性、拠点間の不自然な差異などをレビューします。
このように、レビューを一度だけ行うのではなく、一次データの段階と算定結果の段階で確認者と確認内容を分けることで、入力段階の誤りと算定段階の誤りをそれぞれ早い段階で発見しやすくなります。
また、排出係数についても、「算定ルール」でどのような係数を使用するかという原則を定めるだけでは不十分です。「算定手順書」では、
まで具体化しておくと、運用のばらつきを抑えやすくなります。
同様に、推計や補正についても、「算定ルール」ではどのような場合に認めるかという基本原則を定め、「算定手順書」では、実際にどのデータを使い、どの方法で計算し、誰が確認するのかまで具体化します。
算定手順を文書化しておけば、担当者の経験や記憶だけに依存せず、同じ手順を再現しやすくなります。また、国内外の拠点やグループ会社にデータ収集を依頼する場合にも、共通する運用方法を示しやすくなります。
重要なのは、「誰が・いつ・何を・どのように処理し、どこで確認し、どの証跡を残すのか」まで一連の業務として定めることです。
ところで、「算定手順書」を運用するなかで、同じ修正が繰り返される、特定の拠点だけ推計が多い、毎年同じ確認に時間がかかるといった状況が見られる場合には、個別のデータだけでなく、算定ルールや算定手順そのものに改善すべき点がある可能性があります。そのため、「算定ルール」と「算定手順書」は、一度整備して終わりではありません。制度や基準の変更、組織再編、新しい拠点の追加、使用するシステムの変更などに応じて見直し、実際の業務と乖離しない状態を維持することが重要です。
また、第三者保証への対応では、最終的な算定結果だけでなく、どの基準・原則に基づき、どのような手順でデータを取得・確認・算定し、その結果を作成したのかを説明できる状態にしておくことが重要です。
「算定ルール」や「算定手順書」を実際に運用するためには、データ収集、証跡管理、承認・変更管理まで含めて設計する必要があります。次章以降では、これらの実務上のポイントを詳しく整理します。
図2．第三者保証に備えて整備すべき6つの要素
次章以降では、これらをそれぞれ詳しく整理します。
サステナビリティ情報の算定手順を整備しても、部門や拠点、グループ会社ごとにデータの定義や単位、取得方法が異なれば、全社として一貫したデータを作成することは難しくなります。
特にGHG排出量では、同じ「電力使用量」「燃料使用量」というデータ項目でも、拠点によって使用する単位、元データの取得方法、燃料の分類、データの粒度などが異なる場合があります。たとえば、都市ガス・天然ガスでは体積で管理する場合と熱量で管理する場合があったり、日本で使われるＡ重油などの燃料区分が海外拠点ではそのまま使われていないこともあります。
そのため、複数の部門・拠点・グループ会社からデータを収集する際には、単に共通の入力フォーマットを配布するだけでは不十分です。各拠点で扱っているデータの意味や取得方法を確認し、本社側の算定ルール・算定手順に合わせて共通化することが重要です。
部門や拠点をまたいでデータを収集する場合は、各データ項目について、何を対象とするのか、どの単位で入力するのか、どの元データを使用するのかを共通ルールとして定めておくことが重要です。
たとえば、次のような事項を明確にします。
重要なのは、項目名だけを統一することではありません。各拠点が同じ意味のデータを、同じ考え方で入力できる状態にすることが必要です。
算定手順は、本社だけで整備して終わりではありません。各部門・拠点・グループ会社で実際にどのようにデータを取得しているのかを確認し、それを共通手順に落とし込む必要があります。
たとえば同じ電力使用量でも、
など、取得方法が異なることがあります。
燃料データでも、燃料の名称や分類、単位、記録方法が拠点によって異なる場合があります。
そのため、各拠点について、
などを整理しておくことが重要です。
拠点ごとの実態を把握したうえで、本社の「算定ルール」・「算定手順書」に沿って共通化できる部分と、例外として管理すべき部分を切り分けます。
複数の部門・拠点から安定してデータを収集するためには、何を集めるかだけでなく、いつ、誰が、どのタイミングで対応するか、も明確にしておく必要があります。
たとえば、
などを定めておきます。
年次開示だからといって、年に一度まとめてデータを収集すると、欠損や異常値が見つかった際に、過去の帳票や記録を探す必要が生じ、確認負荷が大きくなります。そのため、月次や四半期など一定の頻度で収集・レビューすることで、問題を早い段階で把握しやすくなります。
また、担当者だけでなく責任者や代理担当者も明確にしておくことで、異動や休職などがあっても業務を継続しやすくなります。
共通の算定手順や入力ルールを整備しても、実際の運用では拠点ごとの差異や例外が生じます。
たとえば、
といったケースです。
こうした差異を個別対応で終わらせるのではなく、本社側で継続的に把握することが重要です。
たとえば、拠点ごとの欠損件数、修正回数、推計値の割合、提出遅延、差し戻し件数などを確認することで、データ品質上の課題が集中している拠点やプロセスを特定しやすくなります。また、同じ例外対応が繰り返される場合には、現場担当者への個別確認だけでなく、データ定義、入力ルール、算定手順そのものを見直す必要があります。
複数部門・拠点・グループ会社でサステナビリティ情報を管理する際に重要なのは、すべての拠点を形式的に同じ運用にすることではありません。拠点ごとのデータの違いを把握したうえで、全社として同じ算定ルールに基づくデータへそろえられる仕組みをつくることです。
次章では、こうして収集・算定したデータについて、第三者保証に備えて証跡・エビデンスをどのように保存し、開示数値から一次データまで追跡できる状態をつくるのかを整理します。
第三者保証に備えるためには、算定結果だけでなく、その数値がどのような元データや根拠資料に基づいて作成されたのかを追跡できる状態にしておくことが重要です。
証憑やエビデンスが保存されていても、算定結果との対応関係が分からなければ、保証対応時に必要な資料を探したり、担当部門へ再確認したりする作業が発生します。
そのため、証跡管理では、単に資料を残すのではなく、何を証憑として保存するのか、開示数値とどのように紐づけるのか、どの粒度・ルールで保存するのかまで整理しておく必要があります。
必要となる証憑・エビデンスは、対象となるサステナビリティ情報や算定方法によって異なります。
GHG排出量であれば、たとえば次のような資料が考えられます。
重要なのは、最終的な算定結果だけを残すのではなく、その数値がどのデータや判断に基づいて作成されたのかを説明できる証跡を残すことです。たとえば、推計値を使用した場合には、推計後の数値だけでなく、なぜ推計が必要だったのか、どのデータを使い、どのような方法で算出したのかが分かる根拠を残しておく必要があります。
一方で、あらゆる資料を無制限に保存すればよいわけではありません。どの情報について、どの証憑を残す必要があるのかを算定手順の中であらかじめ整理し、継続して運用できる状態にしておくことが重要です。
証跡管理で特に重要なのが、トレーサビリティを確保することです。
たとえばScope1・Scope2の排出量であれば、「開示数値 → 算定結果 → 活動データ → 元データ → 一次証憑」まで遡れる状態にしておくことが基本になります。
さらに実務上は、その途中で使用した排出係数や推計・補正の根拠、活動データのレビュー記録、算定結果のレビュー記録、承認記録などについても、対応関係を確認できる状態にしておくことが重要です。
たとえば、ある拠点の電力由来排出量について第三者から確認を求められた場合、
まで一連で確認できれば、数値の根拠を説明しやすくなります。
逆に、算定結果、証憑、レビュー記録などがそれぞれ別のExcelやフォルダに保存され、相互の関係が分からない状態では、必要な資料が存在していても確認に時間がかかります。そのため、拠点、対象期間、データ項目などの共通する情報を用いて、証憑、活動データ、算定根拠、レビュー・承認記録を一連の情報として紐づけることが実務上重要です。
証跡管理では、「資料があるか」だけでなく、「その資料がどの開示数値の根拠なのかをたどれるか」という視点がポイントになります。
証憑・エビデンスの保存を担当者ごとの判断に任せると、保存する資料、保存場所、保存単位、ファイル名などがばらつきやすくなります。そのため、「算定手順書」の中で、証憑についても共通の保存ルールを定めておくことが重要です。
たとえば、次のような事項を明確にします。
特に重要なのが、証憑の保存粒度です。
たとえば、拠点単位で月次の電力使用量を用いて年間合計使用量を活動量としている場合、年間合計使用量だけを保存するのか、月次の請求書やメーターデータまで保存するのかによって、後から確認できる範囲は大きく異なります。また、証憑や算定ファイルを更新した際に旧版を上書きしてしまうと、どのデータを使って当初の算定を行ったのか分からなくなる場合があります。そのため、版管理や変更履歴についてもルールを定めておくことが重要です。
必要なのは、資料を大量に保存することではありません。開示数値から一次証憑まで合理的に追跡でき、第三者から確認を求められた際に必要な根拠を提示できる粒度と管理方法を決めておくことです。
次章では、こうして整備したデータや証跡について、承認、修正、変更履歴をどのように管理するかを整理します。
サステナビリティ情報の内部統制では、データを収集・算定するだけでなく、誰が内容を確認し、誰が承認したのかを明確にすることもとても重要です。また、算定後に誤りや異常値が見つかり、修正や差し戻しが発生する場合には、修正後の数値だけを残すのではなく、なぜ修正したのか、誰が修正したのか、修正後に誰が再確認・再承認したのかまで追跡できる状態にしておく必要があります。
そのため、承認・修正・変更履歴の管理では、承認フロー、差し戻し・修正のルール、変更履歴の記録方法をあらかじめ定めておくことが重要です。
まず、どの段階で、誰が、何を承認するのかを明確にします。
サステナビリティ情報では、一次データ、算定結果、最終的な開示情報など、複数の段階で確認や承認が必要になる場合があります。
たとえば、
といったように、工程ごとに役割を分けます。
ここで重要なのは、誰でも承認できる状態にしないことです。
などをあらかじめ定めておくことで、責任の所在を明確にできます。
また、入力者がそのまま最終承認まで行うような状態では、誤りを発見するための牽制が働きにくくなります。業務規模や重要性に応じて、入力・レビュー・承認の役割を適切に分けることが重要です。
レビューや承認の過程で誤りや確認事項が見つかった場合には、差し戻しや修正が発生します。
このとき、担当者が任意にデータを書き換える運用では、後から変更の経緯を説明できなくなる可能性があります。
そのため、
をあらかじめ定めておくことが重要です。
特に、承認済みのデータを修正する場合には、修正後の値だけを上書きするのではなく、変更前の状態と変更理由を残したうえで、必要な再レビュー・再承認を行う仕組みが必要です。
これにより、第三者から「なぜ当初の数値から変更されたのか」と確認された場合にも、その経緯を説明しやすくなります。
修正や変更が発生した場合には、変更後の数値だけでなく、変更前の情報と、その変更に至った経緯を記録することが重要です。
変更履歴としては、たとえば次のような情報を残します。
こうした情報を記録しておくことで、誰が・いつ・何を・なぜ変更したのかを後から確認できます。
また、同じ種類の修正が繰り返されている場合には、単なる入力ミスとして処理するのではなく、算定手順や入力ルールそのものに問題がないかを確認することも重要です。たとえば、特定の拠点で毎回単位修正が発生するのであれば、入力フォーマットやデータ定義を見直す必要があるかもしれません。特定の係数で更新漏れが繰り返されるのであれば、係数管理の手順そのものを見直す必要があります。
変更履歴は、単に過去の修正を記録するためのものではありません。内部統制上の課題を把握し、算定ルールや算定手順を改善するための情報としても活用できます。承認・修正・変更履歴を適切に管理することで、サステナビリティ情報がどのような確認・承認を経て確定され、途中でどのような修正が行われたのかを説明しやすくなります。
次章では、こうした内部統制をExcelやメール、分散したファイル管理で運用する場合に、どのような課題が生じやすいのかを整理します。
サステナビリティ情報の管理では、Excelやメール、共有フォルダなどを使ってデータを収集・算定している企業も少なくありません。
Excelやメール、共有フォルダを使用していても、適切なルールと統制があれば一定の管理は可能です。一方、対象拠点やデータ量、関係者が増えるほど、最新版管理や証跡との紐づけ、承認記録などの管理負荷は高まりやすくなります。
一方で、対象拠点やデータ量、関係者が増えるほど、ファイルの受け渡し、最新版の確認、数式や係数の更新、証跡との紐づけ、承認記録の管理などにかかる負荷は大きくなります。特に第三者保証への対応では、最終的な数値だけでなく、その数値がどのデータや算定ルールに基づき、誰が確認・承認したのかを追跡できることが重要です。そのため、Excelや分散したファイルで管理する場合には、内部統制上のリスクを把握したうえで、必要なルールや仕組みを整えておく必要があります。
複数の部門や拠点からExcelファイルをメール添付などで回収していると、同じファイルが複数の場所に保存され、どれが最新版なのか分からなくなることがあります。たとえば、提出後に修正版が送られてきたものの、旧版と新版の両方が残っている、担当者ごとに別のファイルを保存している、といった状態です。
こうした状況では、どのデータをもとに算定したのかが分からなくなり、第三者保証の際にも確認に時間がかかります。
そのため、正本となるファイルやデータを明確にし、最新版を一元的に管理できる状態を整えることが重要です。
Excelでは、数式や排出係数、入力データを直接編集できるため、意図しない上書きや誤変更が起こる可能性があります。たとえば、数式が一部だけ変更される、古い排出係数が残る、コピー&ペーストによって計算式が崩れるといったケースです。
こうした変更が発生しても、変更履歴が残っていなければ、どこで誤りが発生したのかを特定しにくくなります。
そのため、計算ロジックや係数を固定・管理する、編集権限を分ける、変更時にはレビューや承認を行うなど、誤変更を防ぐ仕組みが必要です。
Excelで算定データを管理し、請求書やメーターデータなどの証憑を別のフォルダに保存していると、数値と根拠資料の対応関係が分かりにくくなることがあります。
証憑そのものが保存されていても、どの数値の根拠なのか、どの期間・拠点に対応するのかが分からなければ、第三者保証の際に必要な資料を探す作業が増えます。
そのため、算定データと証憑を拠点、対象期間、データ項目などの共通情報で紐づけ、開示数値から一次証憑まで追跡できる状態を整えることが重要です。
Excelや個別ファイルでの管理では、算定方法やファイル構成、係数の更新方法、修正手順などを特定の担当者だけが把握している状態になりやすくなります。このような属人化が進むと、担当者の異動や退職があった際に、同じ方法で算定・管理を継続できなくなる可能性があります。
そのため、算定ルールや算定手順を文書化し、担当者だけでなく組織として共有しておくことが重要です。また、入力、レビュー、承認などの役割を分担し、特定の担当者に業務が集中しないようにすることも必要です。
表3．Excel・分散管理で起きやすい課題と改善方法
| よくある状態 | 内部統制上のリスク | 改善の考え方 |
|---|---|---|
| 拠点ごとにExcelを作成 | 定義・算定方法がばらつく | 共通ルール・フォーマットを整備する |
| メール添付で回収 | 最新版・正本が分からない | 一元管理する |
| 数式を直接編集 | 誤変更・上書きが発生する | 計算ロジックを固定・管理する |
| 証憑を別フォルダ保存 | 数値と根拠を追跡できない | データと証憑を紐づける |
| 承認をメールで実施 | 承認記録が分散する | 承認フローを明確にし、記録を一元管理する |
| 担当者しか方法を知らない | 業務が属人化する | 算定ルール・算定手順を文書化し、役割を分担する |
Excelや分散管理を続ける場合でも、こうしたリスクを把握し、必要な統制を設けることで一定の管理は可能です。
一方で、対象となる拠点やデータ量、関係者が増えるほど、最新版管理、数式・係数の更新、証跡との紐づけ、承認記録、変更履歴などを人手で管理する負荷は高まります。そのため、自社の規模やデータ量、第三者保証への対応状況を踏まえ、どこまでをExcel等で管理し、どの部分を一元管理・システム化するのかを検討することが重要です。
次章では、ここまで整理した内部統制・データ管理を、実際にどのような順序で整備していくのかを実務ステップとして整理します。
ここまで、サステナビリティ情報の内部統制について、業務プロセス、算定ルール・算定手順、部門・拠点をまたぐデータ収集、証跡・エビデンス、承認・変更履歴などの観点から整理してきました。実際に内部統制を整備する際には、これらを個別に対応するのではなく、一定の順序で進めることが重要です。
ここでは、これまで解説してきた内容を、企業が実務で着手しやすいよう6つのステップにまとめて整理します。
まず、図1で示した「一次データ取得→収集・入力→算定・加工→確認→承認→開示」の流れを、自社の実際の業務に当てはめて可視化します。
たとえば、
などを整理します。
この段階では、理想的なプロセスを作ることよりも、まず現在の業務が実際にどのように行われているのかを把握することが重要です。特に、複数の部門や拠点が関与している場合には、本社が想定しているフローと実際の運用が異なっていることもあります。現状を可視化することで、後続のリスク特定や統制設計を行いやすくなります。
次に、可視化した業務フローの中で、誤りや管理上の問題が起こりやすい箇所を特定します。
たとえば、
といった箇所は、内部統制上のリスクが高くなりやすいと考えられます。
すべての業務を一度に強化するのではなく、誤りが発生する可能性や、開示情報への影響が大きい箇所から優先順位をつけることが重要です。
リスクの高い箇所を把握したら、企業として共通する算定ルールと、実際の業務で使用する算定手順を整備します。
「算定ルール」では、準拠する基準や算定対象、算定方法、排出係数の選定原則、推計・補正の考え方など、どの基準・原則に従って算定するのかを明確にします。
そのうえで「算定手順書」では、
など、そのルールを自社でどのように運用するのかを具体化します。
また、各工程で想定されるリスクに応じて、入力チェック、レビュー、承認、変更履歴など、必要な統制も組み込みます。
算定ルールや算定手順を作成しただけでは、内部統制は機能しません。実際にデータを扱う部門や拠点、グループ会社へ展開し、日常業務として運用できる状態にする必要があります。
具体的には、
といった対応を進めます。
特に複数拠点を含む場合には、形式的に同じ手順を適用するだけでなく、データの定義、単位、取得方法などの違いを把握し、本社の算定ルールに沿って統一的に処理できる状態をつくることが重要です。
内部統制を設計・展開したら、実際のデータを使用して試行運用を行います。
第三者保証を予定している場合には、本番前にドライランを行うことで、ルールや手順が実務上機能するかを確認しやすくなります。
たとえば、
などを確認します。
重要なのは、最終的な数値が合っているかだけではありません。設計した内部統制が実際の業務の中で機能しているかを確認することが目的です。
内部統制は、一度整備すれば完成するものではありません。
運用を続ける中で、
といった課題が見つかることがあります。
こうした場合には、個別対応だけで終わらせず、算定ルール、算定手順、データ収集方法、証跡管理、承認フローなど、仕組みそのものに改善すべき点がないかを確認します。
また、制度や基準の変更、組織再編、新しい拠点の追加、使用システムの変更などがあった場合にも、既存のルールや手順が実態に合っているかを見直す必要があります。
内部統制・データ管理の整備は、第三者保証を受けるためだけの一時的な対応ではありません。日常的にデータ品質を維持し、開示業務を安定して継続するための仕組みとして、運用と改善を繰り返すことが重要です。
サステナビリティ情報の内部統制では、最終的な開示数値だけでなく、一次データの取得から収集・入力、算定・加工、確認、承認、開示までの一連のプロセスを管理することが重要です。
算定ルール・算定手順を明確にし、部門・拠点・グループ会社をまたいでも一貫したデータを作成できるようにするとともに、証憑や算定根拠、承認・変更履歴を紐づけ、開示数値から一次証憑まで追跡できる状態を整える必要があります。
SSBJ対応や第三者保証を見据える場合には、業務・データフローの可視化から始め、リスクの特定、統制の設計、試行運用、改善を継続していくことが重要です。こうした内部統制の整備は、第三者保証への対応だけでなく、サステナビリティ情報のデータ品質を高め、安定した情報開示を行うための業務基盤にもなります。
同じものではありません。
財務報告の内部統制は、財務諸表などの財務情報を適正に作成・報告するための仕組みです。一方、サステナビリティ情報の内部統制では、GHG排出量などの非財務情報について、データの取得、入力、算定、確認、承認、開示までのプロセスを適切に管理することが中心になります。
ただし、役割分担、承認、証跡管理、変更履歴など、財務報告の内部統制と共通する考え方も多くあります。
第三者保証に対応するためには、少なくとも、開示する数値がどのように作成されたのかを説明できる状態が必要です。
そのため、データの取得元、算定方法、確認・承認のプロセス、証跡・エビデンス、変更履歴などを整理しておくことが重要です。
必ずしも特定の形式や名称の内部統制を整備しなければならないという意味ではありませんが、第三者が開示数値の根拠や作成プロセスを確認できるよう、実務上の統制を整えておく必要があります。
Excelを使用していること自体が、第三者保証への対応を妨げるわけではありません。
入力ルール、算定ロジック、版管理、証跡との紐づけ、レビュー・承認、変更履歴などが適切に管理されていれば、Excelでも一定の統制は可能です。
一方で、対象拠点やデータ量、関係者が増えるほど、最新版管理や数式・係数の変更、証跡管理、承認記録などを人手で管理する負荷が高くなります。そのため、運用規模に応じて一元管理やシステム化を検討することが重要です。
必要となる証跡・エビデンスは、対象となる情報や算定方法によって異なります。
GHG排出量であれば、電力・燃料の請求書、メーターデータ、購買記録、排出係数の出典、推計・補正の根拠、レビュー記録、承認記録などが考えられます。
重要なのは、資料を保存すること自体ではなく、開示数値から算定結果、活動データ、元データ、一次証憑まで追跡できる状態にしておくことです。
第三者保証の直前に整備を始めるのではなく、サステナビリティ情報のデータ収集・算定プロセスを設計する段階から取り組むことが望ましいです。
内部統制には、算定ルールや算定手順の整備だけでなく、部門・拠点への展開、証跡管理、承認フロー、変更履歴の管理なども含まれます。これらは短期間で整備・定着させることが難しいため、試行運用やドライランを行いながら改善していくことが重要です。